دليل ارشادى /سجلات يجب توافرها بالمعاهد/هام جدا

الادارة المركزية لمنطقة الاسماعيلية الازهرية
لجنة نظم جودة التعليم والاعتماد
______________

يوفر المعهد لفريق المراجعة الخارجية ما يلي :

1- قائمة بأسماء المعلمين بالمعهد فى جدول ( م- الاسم – الوظيفة - التخصص – الفصول التى يدرس لها)
2- قوائم الفصول لهذا العام .
3- خطة الرحلات لهذا العام والعام الماضي .
4- قائمة بأسماء أعضاء مجلس الأمناء ( توضح الاسم – الوظيفة – دوره فى المجلس ) .
محاضر الاجتماعات للعام الماضى
5- قائمة بأسماء أولياء الأمور المقترح عقد اللقاءات معهم .
6- دفاتر الزيارات الخاصة بالتوجيه ورئيس القسم مفهرسة .
7- قائمة المهام والتكليفات التى تم وضعها من قبل المعلم والمعلم الأول والتوجيه لاستخدامها على مدار العام .
8- البرامج التى تدرب عليها المعلمون لتلبية ذوى صعوبات التعلم .
9- البرامج التى صممها المعلمون لمواجهة مطالب ذوى صعوبات التعلم .
10- قوائم بأسماء الموهوبين والمتفوقين وذوى صعوبات التعلم .
11- خطط التحسين الإجرائية التى تبناها المعهد فى العام الماضي الخاصة بمجال المتعلم والمعلم .
12- الخطة الشاملة للمعهد .
13- غرفة مستقلة توضع بها وثائق لتسهيل الاطلاع عليها – جهاز كمبيوتر ....... الخ.
14- خطة توزيع المنهج لهذا العام .
15- تحليل المنهج الخاص بكل مادة .
16- دفتر التحضير الخاص بكل معلم .
17- عدد 10 ملفات إنجاز( بورتفليو ) من كل فصل .
18- تحديد جدول اللقاءات بحيث يتم تحديد يوم لكل طرف من الأطراف المعنية .
19- ميزانية المدرسة من حيث توزيع الفصول – توزيع التلاميذ – المعلمين من حيث العجز والزيادة .
20- رسم كروكى للمبنى موضح عليه توزيع الفصول وحجرات الأنشطة والإدارة وغيرها .
21- قائمة بأسماء التلاميذ المشاركين فى الأنشطة الصفية لهذا العام والخطط المقترحة .
22- قائمة بأسماء الجماعات ( الأنشطة اللاصفية ) والمعلم المسئول عن كل منها وخطته لهذا العام .
23- أبحاث التلاميذ وبعض انجازاتهم عن العام الماضي .
24- وضع الجدول الخاص بزيارة الفصول بالاتفاق مع المعهد حسب ظروفها .
25- اختبارات المتعلمين وإجاباتهم كلما تيسر عن العام الماضي .
26- قائمة من أمين المكتبة بأسماء المعلمين المترددين على المكتبة والكتب التى تمت استعارتها على مدار العام الماضي
27- نماذج من انتاج المعلمين باستخدام الكمبيوتر فى المواد المختلفة .
28- الاسطوانات التى توفرها الادارة التعليمية لخدمة المنهج 2009 – 2010 .
29- نشرات التقويم الشامل لهذا العام والأعوام الماضية .
30- قائمة الدورات التدريبية التى تمت داخل المعهد من خلال وحدة التدريب .
31- شيتات النتيجة عن العامين الماضيين للصفوف بالمعهد.
32- قائمة بأسماء التلاميذ المشاركين فى تنفيذ الأنشطة والوسائل الإيضاحية .
33- الاتفاق بين المنسق والاخصائى الاجتماعي على الميعاد المخصص للقائه .
34- صورة من جدول المعهد اليومى
35- صورة من جدول المكتبة ، المعامل ، التربية الرياضية .
36- أشكال مشاركة المتعلمين فى التوعية الصحية .
37- سجلات المدرسين الأُول لكل مادة .
38- مجموعة كتب "منظومة التقويم الشامل والتعلم النشط "وتحديد المسئول عنها بالمعهد .




جدول مقترح للزيارة
للزيارة الميدانية لمعهد/ .....................................

م الزمن المهمة القائم بالمهمة
الأثنين 4-5-2009 (zero day) ).
1 8.30-9.0 مقابلة الفريقلعميد المعهد. والمسئولين عن المؤسسة وفريق الجودة
.. تعريف وترحيب مختصر. جميع أعضاء الفريق
2 9-11 مقابلة مع الميسر بحجرة المراجعين للتعرف على الوثائق جميع أعضاء الفريق
3 11 – 1.0 مراجعة للوثائق من المراجعين جميع أعضاء الفريق مع المنسق
4 1.0-1.30 استراحة
5 1.30-2.0 زيارة تجول لأعضاء الفريق بالمعهد للتعرف على الأماكن المختلفة مع عميد المعهداو الميسر جميع أعضاء الفريق
6 2.0 -3.0 اجتماع مع عميد المعهد وفريق الجودة والإدارة للتعرف على رؤية المعهد ورسالته وعمليات التقييم الذاتي وخطط التحسين . جميع أعضاء الفريق

م الزمن المهمة القائم بالمهمة
الثلاثاء 5-5-2009 (day one) ) .
1 7.30-8.0 حضور طابور الصباح جميع أعضاء الفريق
2 8.0 – 8.30 مقابلة مع الميسر بحجرة المراجعين لترتيب العمل جميع أعضاء الفريق
3 8.30 – 10.30 ملاحظة+ اجتماع رئيس الفريق وعميد المعهد توزيع المهام
4 10.30-11.30 مقابلات فردية _ طلاب و مدرسون توزيع المهام
5 11.30- 1.0 مقابلة المعنيين بالأمر (أولياء أمور – أعضاء مجلس الأمناء والمجتمع المحلى ( جميع أعضاء الفريق
1.0-1.30 استراحة
7 1.30 -2.30 لقاءات جماعية الطلاب
توزيع المهام
8 2.30 – 3.0 مراجعة جدول اليوم التالي بين رئيس الفريق والميسر مغادرة


م الزمن المهمة القائم بالمهمة
الأربعاء 6 -5-2009 (second day) ) .
1 7.30-8.0 حضور طابور الصباح جميع أعضاء الفريق
2 8.0 – 8.30 مقابلة مع الميسر بحجرة المراجعين لترتيب العمل
3 8.30 – 10.30 ملاحظة + اجتماع رئيس الفريق وعميد المعهد توزيع المهام
4 10.30-11.30 مقابلات فردية _ طلاب مدرسون توزيع المهام
5 11.30- 1.0 مقابلة جماعية (المدرسين- وإدارة المعهد – ومسئولي الجودة - والعاملين ( جميع أعضاء الفريق
6 1.0 – 1.30 استراحة
7 1.30 -2.30 لقاءات جماعية مدرسون توزيع المهام
8 2.30 – 3.0 مراجعة جدول اليوم التالي بين رئيس الفريق والميسر

م الزمن المهمة القائم بالمهمة
الخميس 7- 5-2009 (day three) ).
1 7.30-8.0 حضور طابور الصباح جميع أعضاء الفريق
2 8.0 – 8.30 مقابلة مع الميسر بحجرة المراجعين لترتيب العمل باليوم الأخير جميع أعضاء الفريق
3 8.30 – 10. 0 ملاحظة+ اجتماع رئيس الفريق وعميد المعهد توزيع المهام
4 10.0-11.30 عقد لقاء مع فريق الجودة بالمؤسسة
5 11.30- 1.0 اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة ما تم إنجازه ومناقشة التقرير الخارجي في صورته النهائية والعمل على استكمال أي عمل متصل بالانتهاء من التقرير. جميع أعضاء الفريق
6 1.0 – 1.30 راحة
7 1.30 -2.30 اجتماع مغلق لأعضاء الفريق للتعامل مع ما يستجد
8 2.30 – 3.0 اجتماع التغذية الراجعة مع مدير المؤسسة وفريق الجودة وممثلي المعنيين حول التسهيلات التي وفرتها المؤسسة لإدارة الزيارة، وابرز: جوانب التميز في أدائها- أهم التحديات- مقترحات عامة للتحسين.
شكر المؤسسة والمغادرة. مغادرة



الادارة المركزية لمنطقة الاسماعيلية
لجنة مظم جودة التعليم والاعتماد
___________________

السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة

المجال الأول: رؤية ورسالة المؤسسة
أولاً : السجلات

1- انتخاب المعلمين والأمناء وأولياء
2- اجتماعات أعضاء مجلس الأمناء
3- اجتماعات أعضاء المجتمع المدرسى
4- اجتماعات المجتمع المحلى
5- النشرات التعليمية والإدارية
6- البحث العلمى والدراسات

ثانياً : المحاضر

1- اجتماعات الجمعية العمومية
2- اجتماعات مجلس الأمناء
3- اللقاءات والاجتماعات الدورية مع العاملين
4- صياغة ومراجعة رؤية ورسالة المؤسسة
5-
ثالثاً : الخطط

1- التطوير والتجديد
2- الخطة الاستراتيجية للتعليم
3- الإشراف والمتابعة والتقويم


_______________________________________________













الادارة المركزية لمنطقة الاسماعيلية
لجنة مظم جودة التعليم والاعتماد
_________________

السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة

المجال الثانى: القيادة والحوكمة

أولا: السجلات

1- التدريب- البحث العلمى والدراسات-الانشطة- والخدمات المجتمعية
2- الاشراف والمتابعة
3- متابعة المشكلات وحلها
4- الحوافز للعامليين والاداريين
5- الحضور والانصراف وملفات العامليين
6- المالية والادارية
7- مسؤلى التطوير ( تشغيل-أعطال......)
8- دفتر 130 أحوال العامليين ( تصاريح واذونات)
9- دفتر 68 ( اجازات)
10- دفتر 168
11- دفتر 20 بنك
12- دفتر 123 متحصلات ( ايرادات – تبرعات – الرسوم)

ثانيا: محاضر اجتماعات القيادة مع

1- مجلس الامناء، المجتمع المحلى, مجلس الاباء
2- المتعلميين, المعلميين،الاداريين
3- اجتماعات مناقشة خطط التدريب
4- اجتماعات الخاصةاعمال الاصلاح والتطوير

ثالثاً: الخطط

1- التدريب، الاشراف والمتابعة,التطوير,التجديد, الانشطة, التوعية, العمل السنوية، الطوارىء.

رابعاً : قواعد البيانات

1-القرارت والنشرات الدورية, اسماء العامليين ومهاراتهم واحتياجانهم التدريبية.
2- اسماء المتتدريبين بالمؤسسة , قائمة الدورات التدريبية وانواعها والمستفيدين منه
3- المستحدثات التكنولوجية والوسائط التعليمية والالكترونية بالمؤسسة
4- ابحوث الاجرائية والقائمين عليها.

خامساً : التقارير

1- اللائحة الداخلية للمؤسسة
2- نتائج التقويم, ملفات الانجاز (المتعلميين- المعلميين)
3- المراجعة الدورية لاوجه صرف الميزانية
4- مراجعة المسؤوليات والمهام.


______________________________________________

الادارة المركزية لمنطقة الاسماعيلية
لجنة مظم جودة التعليم والاعتماد
_________________

السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة

المجال الثالث: الموارد البشرية والمادية

أولاً: السجلات

1- العاملين والإداريين فنيين المعامل وسجل توريد المعدات والاجهزة والمعامل وجدول تشغيل المعامل
2- سجل مقارنة اداء المؤسسة وفق المعايير القومية و المؤسسات الاخرى
3- صرف الميزانيةو التبرعات المادية والعينية
4- سجل المكتبة ( مترددين- مسابقات- استعارة)
5- الانشطة والخدمات المجتمعية والخدمات الطلابية , دراسات الحالة للاخصائيين.
6- متابعة المشكلات وحلها

ثانياً : المحاضر

1- اللقاءات والاجتماعات الدورية مع العامليين ومحاضر اجتماعات اللجان المختلفة
2-
رابعا: الخطط
1- رفع الكفاءة المهنية للعامليين, وحدة التدريب, التنمية المهنية للمعلميين و العامليين بالمؤسسة
2- خطة العمل السنوية, الخطة التدريسية,خطة الانشطة , الخطة التدريسية و خطة الانشاءات والصيانة
3- الخطط الزمنية للانجازو خطة البعثات الداخلية و الخارجية,خطط توظيف الموارد والامكانات

ثالثاً : قواعد البيانات

1- السيرة الذاتية لأعضاء المؤسسة, الهيكل التنظيمى للمؤسسة, مسؤلى الصيانة.
2- بيانات العامليين بالمؤسسة و بيانات المكتبة والكتب بها.
3- اجهزة الكمبيوتر والمعامل والامكانات التكنولوجية المختلفة.
4- جهات الدعم الفنى
5- اعداد المرافق, المعامل, حجرات الدراسة, الملاعب والمساحات المختلفة.
6- اعداد الطلاب ذوى الاحتياجات الخاصة

رابعاً : التقارير

1- اللوائح والقوانين المنظمة للعمل وتقارير الموارد و الميزانيات المالية
2- نتائج تقارير الموارد والميزانيات المالية, صيانة الاجهزة والمعدات, دراسات الحالة للأخصائيين
الاجتماعيين
3- برامج رعاية ذوى الاحتياجات الخاصة, الجداول الدراسية


_______________________________________________






الادارة المركزية لمنطقة الاسماعيلية
لجنة مظم جودة التعليم والاعتماد
___________________


السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة

المجال الرابع: المشاركة المجتمعية

أولاً : السجلات
1- الاجتماعات المدرسية, المقابلات والزيارات و الندوات والحفلات
2- الاعلام والانشطة الاعلامية
3- الخدمات, الانشطة الصفية والاصفية, والخدمات المجتمعية
4- الخطط الزمنية للانشطة المختلفة
5- مصادر التمويل للانشطة المختلفة
6- دفتر 1 حكومى (اثبات المنصرف)
7- دفتر 111 صرف
8- دفتر 187 ارتجاع
9- دفتر 123 المتحصلات ( ايرادت المدرسة- رسوم- تبرعات-.....)
10- سجل ميزانية المدرسة
11- سجل التأمين الصحى

ثانياً: المحاضر
1- اجتماعات الجمعية العمومية
2- محاضر اجتماعات مجلس الامناء
3- اللقاءات المجتمعية الموسمية

ثالثاً : الخطط
1- الخطة الزمنية للأنشطة المجتمعية
2- خطة الشراكة المجتمعية
3- خطط خدمة المجتمع
4- خطة التوعية
5- خطة توظيف الموارد والامكانات
6- خطة الانشاءات والصيانة
7- مواجهة الأزمات

رابعاً : قواعد البيانات
1- قوائم الجمعيات الأهلية والمؤسسات المختلفة
2- اسماء المشاركيين فى الانشطة المختلفة
3- قوائم بالمتطوعيين الذين يمكن الاستعانة بهم
4- قائمة بالموارد المختلفة ومصادرها
5- قائمة بمراكز التدريب الخارجية
6- قائمة بمراكز الاستشارات التربوية

خامساً : التقارير
1- احتياجات المؤسسة من المجتمع المجلى
2- قائمة بالمساعدات التى تقدمها المؤسسة للمجتمع المحلى
3- برامج التوعية المجتمعية
4- برامج محو الامية
5- برامج التوعية الصحية

_______________________________________________
الادارة المركزية لمنطقة الاسماعيلية
لجنة مظم جودة التعليم والاعتماد
_________________
السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة

المجال الخامس: توكيد الجودة والمساءلة

أولاً : السجلات

1- سجل المتابعة الداخلية ( مدير المؤسسة)
2- سجل متابعة الموجهيين
3- سجل متابعة كبار الزوار
4- دفتر الانذارت و الغياب
5- سجل الاشراف اليومى
6- سجل متابعة المدرس الاول والوكيل
7- سجل حضور الاجتماعات
8- سجل الحضور والانصراف
9- سجل الندوات واللقاءات
10- السجلات المالية والادارية
11- سجلات الحكومة الالكترونية
12- سجل الامتحانات والكنترول والنتائج

ثانياً : المحاضر
1- محضر اجتماعات مجتمع المؤسسة

ثالثاً : الخطط
1- خطة العمل داخل المؤسسة
2- خطة توزيع المهام على العامليين بالمؤسسة
3- الخطط الزمنية للانجاز

رابعاً: قواعد البيانات
1- اللوائح و القوانيين المنظمة للعمل
2- استمارات التقويم الذاتى
3- استمارات لتقويم البرامج

خامسا: التقارير

1- تقارير القيادات ( المدير- الوكيل- المدرس الاول)
2- تقارير المتابعة الكمية والكيفية
3- نتائج المتعلمين ومستوى ادائهم
4- نتائج التقويم الذاتى للمؤسسة


_______________________________________----------





الادارة المركزية لمنطقة الاسماعيلية
لجنة مظم جودة التعليم والاعتماد
_________________

السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة

المجال السادس: المتعلم
أولاً : السجلات
1- سجل تحويل صحة( عيادة التأمين)
2- دفتر انذارات الغياب
3- سجل الانشطة الصفية واللاصفية
4- سجل الاذاعة
5- سجل المتعلمين الموهوبيين
6- سجل ذوى الاحتياجات الخاصة
7- سجل الهلال الاحمر
8- سجل حالات الادمان والحالات المرضية المزمنة
9- سجل نتائج الامتحانات
10- سجل التكريم وسجل الغياب
11- سجل المكتبة
12- سجل التردد على الحاسب الالى وسجل التردد على حجرة الوسائط المتعددة

ثانياً: الخطط
1- البرامج الخاصة بذوى الاحتياجات الخاصة
2- الانشطة الصفية والاصفية
3- البرامج المعدة لضعاف المتعلمين
4- برامج تدريبية لمواجهة الازمات والحالات الطارئة
5- البرامج التدريبية على استخدام التكنولوجيا والحاسب الالى

ثالثاً : قواعد البيانات
1- قائمة المسابقات المحلية والدولية التى يمكن الاشتراك بها
2- قائمة بالانشطة العلمية والثقافية التى يمكن ممارستها
3- اسماء المشاركين فى الانشطة المختلفة
4- اسماء المشاركين فى المسابقات المختلفة

رابعاً : التقارير
1- نتائج الامتحانات السنوية
2- نتائج الامتحانات الشهرية
3- ملفات الانجاز للمتعلميين
4- قوائم المكرمين فى المسابقات المختلفة
5- البرامج التربوية المختلفة التى تنفذها المؤسسة وترتبط بالمتعلمين
6- منتجات المتعلمين فى الانشطة المختلفة
7- نماذج لاسهامات المتعلمين فى حل بعض مشكلات المؤسسة
8- لوحة الشرف بالمؤسسة وداخل الفصل


_________________________________________________


الادارة المركزية لمنطقة الاسماعيلية
لجنة مظم جودة التعليم والاعتماد
_________________


السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة


المجال السابع: المعلم

أولاً : السجلات
1- تحضير الدروس, الريادة, الانشطة, الدرجات , مستوى المتعلمين
2- الانشطة الصفية واللاصفية وسجل الاذاعة والمتعلمين الموهوبين والمتفوقيين
3- ذوى صعوبات التعليم والاحتياجات الخاصة والحضور والانصراف
4- الاجتماعات و المتابعات الخارجية والاشراف اليومى
5- تقارير التقويم الداخلى للمؤسسة والحوافز والجزاءات
6- المكتبة والمعامل ووحدة التدريب

ثانياً : المحاضر
1- اجتماعات معلمي المواد المختلفة
2- الاجتماعات الدورية بين المعلميين والادارة المدرسية

ثالثاً : الخطط
1- الانشطة والجدول المدرسى الاشراف والمتابعة والتقويم
2- رفع الكفاءة المهنية للمعلمين

رابعاً : قواعد البيانات
1- المعلمين وتخصصاتهم ومؤهلاتهم
2- اللوائح المنظمة للعمل
3- مصادر المعرفة والمواقع الالكترونية المرتبطة باحتياجات المعلمين
4- الدورات التدريبية المختلفة وادوات التقويم التى يستخدمها المعلم
5- النصاب التدريسى للمعلم والمقررات التى يقوم بتدريسها
6- اسهامات المعلم فى تطوير العمل بالمعهد
7- اسهامات المعلم فى خدمة المجتمع المحلى للمعهد

خامساً : التقارير
1- ملف انجاز المعلم
2- المتابعة الداخلية, المتابعة والزيارات الخارجية, الموجهيين
3- نتائج استبيانات رضا اولياء الامور والمعنيين بالمعلم
4- برامج تدريب المعلمين والبحوث والدراسات التى يعدها المعلمون
5- الانشطة التى يصممها وينتجها المعلمون


_____________________________________________




الادارة المركزية لمنطقة الاسماعيلية
لجنة مظم جودة التعليم والاعتماد
_________________




السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة

المجال الثامن: المنهج الدراسى

أولاً : السجلات
1- الإذاعة المدرسية, وحدة التدريب
2- الوحدة المنتجة (توريد- شراء -متحصلات- .....
3- الوسائل التعليمية
4- البحث العلمى والدراسات
5- الانشطة والخدمات المجتمعية
6- المواد العلمية

ثانياً : المحاضر " محاضر اجتماعات مع معلمي المواد الدراسية المختلفة "

ثالثا : الخطط

1- رحلات وزيارات مرتبط بالمنهج
2- برامج تدريبية للمعلمين فى المواد الدراسية المختلفة
3- الخطط الزمنية للمقرارت المختلفة
4- الطرق والاساليب المتبعة فى التدريس
5- اساليب التقويم المتبعة

رابعا : قواعد البيانات

1- قائمة الوسائط التعليمية المستخدمة لكل مادة دراسية
2- قائمة بخامات البيئة المرتيطة بالمنهج المدرسى
3- قوائم بمجموعات الأنشطة

خامساً : التقارير

1- تقارير خاصة بالمتوفر والمطلوب من الكتب الدراسية للمواد المختلفة والادلة
2- نمو الجوانب المهارية المختلفة للمتعلمين




____________________________________________________





الادارة المركزية لمنطقة الاسماعيلية
لجنة مظم جودة التعليم والاعتماد
_________________





السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة

المجال التاسع: المناخ المدرسى
ثانيا: سجلات:

1- الجدول المدرسي
2- شئون الطلبة والعاملين ودفتر انذارات الغياب وملفات العاملين
3- دفتر 130 احوال عاملين
4- سجلات الاخصائى ومجلس المعلمين واحوال المتعلمين
5- الحوافز
6- وحدة التدريب والجودة فى الارشاد النفسى والاكاديمي
7- سجل الاذاعة
ثالثا: محاضر
1- اجتماعات العاملين بالمعهد
2- اجتماعات مجلس الامناء
3- الجمعية العمومية
4- اللقاءات والاجتماعات الدورية مع العاملين

رابعا: خطط
1- خطط لبرامج ارشادية
2- خطط لبرامج تدريبية للمعلمين
3- لبرامج تحفيز العامليين بالمؤسسة
4- خطط لحل المشكلات التعليمية
5- خطط لمشاركة أولياء الامور والمجتمع المحلى فى امور رعاية العاملين والمتعلمين

خامسا: قواعد بيانات
1- قائمة بادوار ومهام العاملين بالمؤسسة
2- اللوائح والقوانين المنظمة للعمل
3- المناسبات الثقافية و الاجتماعية
4- الانشطة المختلفة للمعهد

سادسا: تقارير
1- نشرات التوعية والارشاد
2- ميثاق مهنى واخلاقى للعاملين بالمؤسسة
3- البطاقات الصحية للعاملين والمتعلمين
4- لافتات وارشادات معلقة لقواعد النظام والنظافة
5- مجلات وملصقات توضح قواعد العمل

مع تحياتى لقادة التغيير
عبدالرازق النجار